Una notaría del Ecuador no solo redacta escrituras: responde ante la Ley Notarial, ante la UAFE y ante la ley de protección de datos, y trabaja con el sistema del Consejo de la Judicatura. Esto es lo que un software para notarías tiene que resolver, frente por frente, y cómo lo resuelve Fedatarium.

Redactar la matriz desde la minuta

La minuta llega del abogado en Word, en PDF o escaneada, y la matriz tiene que salir con el formato de la casa y con todo lo que el Art. 29 de la Ley Notarial exige que diga una escritura.

Fedatarium lee la minuta, coteja cada dato contra el texto original y compone la matriz con la carátula, la comparecencia y el cierre de la notaría: veintiocho renglones numerados por foja y el «.-» hasta el margen. Lo que la minuta no dice se marca como faltante en vez de rellenarse, y cada corrección la acepta o la rechaza una persona.

Cumplir con la UAFE

La notaría es sujeto obligado: aplica el Manual PLAFT del Consejo de la Judicatura (Resolución CJ-DG-2023-003), reporta a la UAFE y tiene que demostrar que miró a cada compareciente. Los plazos son cortos: el ROS en cinco días desde que se conoce la operación, el NO ROS en los diez días siguientes al cierre de cada mes, más el reporte sobre el umbral, la RIA y el informe anual.

Fedatarium coteja a cada persona contra veinte fuentes de listas, con 140.789 registros, y contra una base propia de 1.268 personas expuestas políticamente; calcula el riesgo de 1 a 5, vigila el fraccionamiento y arma los reportes en el formato de la UAFE. Los plazos, uno por uno, están en el calendario de obligaciones, y lo que exige el manual, en el Manual PLAFT explicado.

Saber con quién se firma

Con una cédula, Fedatarium verifica la identidad en el Registro Civil y consulta los portales oficiales: el SATJE de la Función Judicial, la Contraloría, la SENESCYT, la ANT, el Ministerio del Trabajo y el SRI, además de INTERPOL y el FBI.

Cada consulta queda en el acta de diligencia con su fecha y su responsable. Y lo que no se pudo consultar se dice: una consulta que no se hizo nunca se presenta como limpia.

El protocolo y el sistema de la Judicatura

El protocolo se forma cada año y se divide en tomos mensuales o de quinientas fojas, numeradas y en orden cronológico (Art. 23 de la Ley Notarial), y el último día del año el notario lo cierra dando fe del número de fojas (Art. 19). El número de cada escritura, su facturación y el índice los lleva el sistema del Consejo de la Judicatura, que usa toda notaría.

Fedatarium no sustituye a ese sistema: trabaja a su lado. De cada escritura guarda el número temporal, la facturación y el número de protocolo definitivo, para que el expediente cuente el recorrido completo del documento. Cómo se forma y se cierra el protocolo, en la guía del protocolo notarial.

Los datos de las personas

Una notaría maneja cédulas, huellas, patrimonios y antecedentes, y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales la hace responsable de ellos. Fedatarium separa por completo los datos de cada notaría, lleva un libro de conservación a diez años y una auditoría sellada día a día, ofrece verificación en dos pasos para cada cuenta y aloja los datos en servidores de Finlandia, dentro de la Unión Europea. Los detalles, en la política de privacidad.

Lo que un software notarial no debe hacer

No debe decidir por el notario: quien autoriza el acto y responde es él. No debe bloquear un trámite por su cuenta: avisa, explica y deja constancia. Y no debe rellenar lo que no sabe. Por eso Fedatarium extrae, ordena y avisa, y quien firma es el notario.

Preguntas frecuentes

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Esta página explica normativa pública y no sustituye la asesoría de un profesional. Quien decide y responde en cada notaría es el notario y su oficial de cumplimiento.