Cada notaría del Ecuador tiene que tener su propio manual de prevención de lavado de activos, aprobado y registrado ante su entidad de control. Esto es lo que la ley vigente le pide que contenga y lo que significa en la mesa de trabajo.

Qué es y por qué le obliga

Las notarías son sujetos obligados de la ley antilavado. Desde el 29 de julio de 2025 rige la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Combate del Delito de Lavado de Activos y de la Financiación de Otros Delitos, y su Reglamento es el Decreto Ejecutivo 298, de 30 de enero de 2026. Entre los dos dicen:

• Cada notaría desarrolla un programa de prevención adecuado a su tamaño y a sus operaciones (Art. 34 de la ley), y ese programa consta en su Manual de Prevención (Art. 28 del Reglamento).
• El manual se elabora, se aprueba, se aplica y se registra ante la entidad de control, con los lineamientos que ella fije; si no los ha fijado, con los de la UAFE (Art. 29 del Reglamento).
• La entidad de control de las notarías es el Consejo de la Judicatura (Art. 65 de la ley), que, a través de su Unidad Complementaria Antilavado, reglamenta el reporte de los actos notariales (Reglamento, disposición general segunda).
• Cada notaría tiene su propio oficial de cumplimiento, que no puede ser el notario ni atender dos notarías a la vez, salvo la excepción prevista para las de ingresos menores (Reglamento, disposición general tercera).

Un poco de historia, porque todavía circula: el modelo de manual único que el Consejo de la Judicatura publicó en 2018 se derogó con la Resolución CJ-DG-2023-003, a pedido de la UAFE, cuando esta expidió en 2020 su norma de prevención y su guía para elaborar el manual (resoluciones UAFE-DG-2020-089 y UAFE-DG-2020-0091). Desde entonces no hay un manual igual para todas: cada notaría tiene el suyo.

Las cuatro cosas que exige de verdad

El manual es largo, pero lo que produce trabajo diario cabe en cuatro bloques.

1. Conocer al compareciente

   No basta con la cédula. Hay que saber a qué se dedica, de dónde sale el dinero de la operación y, si es una compañía, quién está detrás hasta llegar a una persona natural. Eso es la debida diligencia, y es lo que el formulario «Conozca a su cliente» documenta.

2. Mirar si la persona está en alguna lista

   Listas de sanciones de la ONU, de la OFAC y de la Unión Europea, y la condición de persona expuesta políticamente. Una consulta que no se pudo hacer no es una consulta limpia: si el archivo de listas no estaba disponible, eso tiene que constar, porque un expediente que sale sin coincidencias sin haber mirado nada es indistinguible de uno que sí miró.

3. Calificar el riesgo de cada operación

   El manual pide una matriz que combine cliente, producto, canal y zona geográfica. El resultado decide si basta con la diligencia normal o si hace falta la reforzada.

   Un aviso sobre las matrices heredadas: si al aplicar la suya todos los clientes salen de riesgo muy bajo, la matriz no está midiendo. Conviene comprobarlo con el peor caso que se le ocurra: si ese también sale bajo, hay algo que revisar con el oficial de cumplimiento.

4. Reportar, y dejar constancia cuando no hay nada que reportar

   Aquí es donde se sanciona. Los plazos y los formularios están en el calendario de obligaciones.

Cuándo la diligencia normal no basta

La ley pide diligencia reforzada según el riesgo (Art. 46) y la exige siempre con las personas expuestas políticamente, sus familiares y colaboradores (Art. 49 de la ley y Arts. 74 a 78 del Reglamento); la pide intensificada con los cargos y actividades del Art. 50 —jueces, fiscales, mandos militares y policiales, dignatarios de elección popular, contratistas del Estado, entre otros— y con los países de alto riesgo según el GAFI (Art. 51). Cada manual lo baja a casos concretos. El de la notaría con la que trabajamos enumera siete, y es un buen ejemplo de algo que vale para todos: cuatro se deducen de los datos del trámite, pero las otras tres solo se ven mirando papeles y hablando con la persona, y por eso ningún sistema puede detectarlas solo:

• Cuando el compareciente es una persona expuesta políticamente, su pariente, su socio o alguien de su confianza.
• Cuando la operación no encaja con el perfil económico declarado.
• Cuando la estructura del acto dificulta saber quién se beneficia.
• Cuando hay coincidencias con listas de control.
• Cuando quien comparece se muestra evasivo con el origen de los fondos.
• Cuando la documentación presenta señales de alteración.
• Cuando el trámite se fracciona sin motivo aparente.

Un sistema que dijera «no hay riesgo» tapando las tres últimas estaría mintiendo. Por eso Fedatarium las pregunta en lugar de deducirlas.

El error más caro: fraccionar sin darse cuenta

Tres operaciones de nueve mil dólares en tres semanas del mismo compareciente no superan ningún umbral por separado y sí lo superan juntas. Si el control mira solo la operación que tiene delante, no lo ve nunca.

Es el control que más fácil se implementa mal, porque exige mirar hacia atrás una ventana de tiempo completa, no los últimos expedientes que quepan en una pantalla.

Qué hace Fedatarium con todo esto

Lo aplica al matrizar: pide lo que el manual exige, consulta las listas, calcula el riesgo con la matriz de la casa, vigila el fraccionamiento en la ventana completa y avisa de los plazos antes de que venzan.

Y lo que no puede saber, lo pregunta. Fedatarium no decide, no reporta por su cuenta y no bloquea trámites. Extrae, ordena y avisa; quien firma es el notario.

Ver cómo funciona el control de cumplimiento

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Esta página explica normativa pública y no sustituye a la asesoría de un profesional. Quien decide y responde en cada notaría es el notario y su oficial de cumplimiento. Fedatarium no decide: extrae, ordena y avisa.