Política de privacidad

Última actualización: julio de 2026

Fedatarium S.A.S. desarrolla software para notarías del Ecuador. Esta política explica qué datos personales trata el sistema, por qué, dónde se guardan y qué puede hacer usted al respecto.

Quién responde por sus datos. Cuando una notaría usa Fedatarium, es la notaría quien decide qué datos trata y para qué: es la responsable del tratamiento. Fedatarium actúa como encargado, es decir, pone la herramienta y trata los datos siguiendo sus instrucciones. Si usted compareció ante una notaría y quiere ejercer sus derechos, lo natural es dirigirse a esa notaría; también puede escribirnos y le indicaremos a quién corresponde.

Qué datos trata el sistema

De las personas que comparecen ante la notaría, y siempre porque figuran en los documentos que la notaría procesa:

nombres y apellidos, o la razón social si es una empresa;
cédula de identidad, pasaporte o RUC;
estado civil, profesión u ocupación, nacionalidad;
domicilio y dirección;
teléfono y correo electrónico, cuando constan;
el contenido del documento notarial y los importes de la operación.

De quienes trabajan en la notaría: nombre, correo, rol dentro del sistema y el registro de las acciones que realizan.

Si la notaría activa el canal de WhatsApp: el número de teléfono y el contenido de los mensajes intercambiados con la notaría.

Para qué

Redactar la matriz de la escritura a partir del documento que presenta el abogado.
Cumplir la ley. El sistema aplica los controles que la normativa antilavado impone a las notarías como sujetos obligados, y prepara el reporte que la notaría debe presentar a la UAFE.
Dejar constancia. Cada acción queda registrada con su autor y su hora, que es lo que permite responder después de quién hizo qué.
Comunicarse con quien tiene un trámite en curso, si la notaría activa ese canal.

El sistema no usa estos datos para publicidad, no los vende y no los cede a terceros con fines comerciales.

Con quién se comparten

Solo con quienes hacen falta para que el servicio funcione:

Anthropic (Estados Unidos), cuyo modelo de lenguaje lee el documento para extraer los datos. El texto del documento se envía para ese análisis.
Hetzner (Alemania), donde están alojados los servidores y la base de datos.
Meta Platforms, únicamente si la notaría activa el canal de WhatsApp y solo respecto de esas conversaciones.

Sus datos salen del Ecuador. Los servidores están en Alemania y el análisis de documentos se realiza en Estados Unidos. Es una transferencia internacional y preferimos decirlo con claridad en vez de dejarlo entre líneas.

Cuánto tiempo se conservan

Mientras la notaría mantenga activo el servicio, y después durante el plazo que le exija la ley notarial y la normativa antilavado, que obliga a conservar los soportes de las operaciones durante años.

Las imágenes de los documentos escaneados se borran en cuanto la matriz se genera, porque a partir de ese momento ya no hacen falta.

Sus derechos

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador le reconoce los derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas.

Sobre este último: el sistema no toma decisiones por su cuenta. Extrae información y avisa de lo que detecta, pero quien decide y firma es siempre el notario.

Para ejercer cualquiera de esos derechos puede escribir a privacidad@fedatarium.com, o usar el formulario de eliminación de datos. Si los datos están bajo la responsabilidad de una notaría concreta, le pondremos en contacto con ella.

Seguridad

Todo el tráfico va cifrado.
Cada notaría solo accede a sus propios datos.
Dentro de cada notaría, cada persona ve lo que su rol le permite.
Hay copias de seguridad diarias y un registro de acceso.
Las contraseñas se guardan cifradas y admiten un segundo factor.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una brecha que afecte a sus datos, lo comunicaremos a la notaría responsable y a la autoridad, como exige la ley.

Cambios

Si esta política cambia de forma relevante, se avisará a las notarías con las que trabajamos. La fecha de la última actualización aparece al principio.

Contacto

Fedatarium S.A.S.
privacidad@fedatarium.com