Todo lo que hace Fedatarium

1De la minuta a la matriz

Subir, leer, corregir y generar el instrumento con el formato de la casa.

Lectura de la minuta

• Se sube en el formato que llegue. Word, PDF con texto o PDF escaneado. Los escaneados pasan por reconocimiento óptico y se marcan como tales, porque un escaneado siempre hay que revisarlo con más cuidado.
• Varias minutas en un solo expediente. Una compraventa con su hipoteca son dos minutas y un solo instrumento: el sistema las une y detecta cuando la misma persona aparece en las dos.
• Extracción estructurada: comparecientes, cédulas, tipo de acto, cuantía, linderos, el abogado que redactó y su matrícula profesional.
• Cadena de representación. Una compañía que comparece por su representante legal, que a su vez actúa por poder: se entiende y se escribe con la fórmula correcta.
• Quien solo se menciona no se procesa como compareciente. A quien aparece nombrado pero no otorga no se le piden datos, ni firma, ni biometría, ni búsquedas de la UAFE.

Correcciones, decididas por una persona

• El sistema señala tildes que faltan, abreviaturas, cifras en dígitos y fórmulas incompletas, una por una y con su explicación.
• Tres botones por corrección: aprobar, mantener el original o escribir otra cosa. La línea que se queda se resalta y las otras se apagan.
• Nada se aplica sin que alguien lo decida. Una corrección vacía se rechaza: borraría texto de un instrumento público.
• Si dos correcciones se pisan sobre el mismo fragmento, se avisa antes de generar.

El formato de la casa

• Veintiocho líneas por foja, Times New Roman de 17, con la última foja cerrada siempre en la línea 28.
• Carátula, números de línea al margen, sello de última foja y bloques de firma con la abreviatura que corresponde a cada profesión.
• Art. 29.8 de la Ley Notarial aplicado al texto: ni números, ni signos, ni abreviaturas en la exposición del acto. Lo indiscutible se convierte solo y queda registrado; lo dudoso se pregunta.
• Guionado y espaciado medidos: pocos cortes de palabra y sin huecos grandes entre palabras, que en una escritura son un riesgo real.
• Cifras, fechas y años en letras, con la fórmula notarial ecuatoriana.

Antes de generar

• Cotejo minuta contra matriz: se compara lo generado con lo que decía la minuta y se señala lo que no cuadra.
• Revisión legal automática de los requisitos del Art. 29: datos de identidad de cada otorgante, fecha, número, cuantía.
• Contraste de cuantías: si en el texto hay una cifra que no coincide con la declarada, se avisa antes de firmar nada.
• El número de escritura se comprueba contra la fecha y contra los que ya existen: no se puede repetir.

2Identidad y biometría

Consulta al Registro Civil, con constancia y control del gasto.

• Consulta directa al Registro Civil con cédula y código dactilar. Devuelve el certificado oficial y, cuando existe, el anexo.
• Los datos entran solos en la ficha: nombres completos, fecha de nacimiento, estado civil, nacionalidad y profesión.
• Queda constancia de quién consultó y cuándo, que es lo que la UAFE puede pedir como prueba de la debida diligencia.
• Control del gasto. Cada consulta cuesta USD 0,30 y la cuenta es de toda la notaría: hay tope por hora y por mes, y una consulta vigente no se repite.
• Las credenciales del portal se guardan cifradas y solo el notario puede cambiarlas.
• El certificado se archiva con el expediente como documento habilitante.

3Cumplimiento UAFE

Alertas, matriz de riesgo, reportes y plazos, aplicados mientras se redacta.

Ocho tipos de alerta

• Umbral · la operación pasa de USD 10.000.
• Acumulado · varias operaciones de la misma persona que juntas cruzan el umbral (fraccionamiento).
• Listas · coincidencia en listas de control: ONU, OFAC, Unión Europea.
• PEP · persona expuesta políticamente, ella o su entorno.
• Efectivo · pago en efectivo por encima de lo razonable.
• Jurisdicción · país de riesgo en el origen de los fondos.
• Perfil · la operación no cuadra con lo que declaró el cliente.
• Diligencia · falta información obligatoria para el expediente.

Matriz de riesgo

• Trece variables ponderadas: listas, nacionalidad, provincia, actividad económica, transaccionalidad, tipo de transacción, tipo de bien, avalúo, propiedad del bien, forma de pago, pago de terceros, país de origen de los recursos y provincia de negociación.
• Riesgo inherente y residual, con los controles que declare el oficial de cumplimiento.
• Lo que no se sabe no puntúa bajo: un cliente sin datos sale «alto», no «bajo». Es la diferencia entre una matriz que sirve y una que tranquiliza.

Reportes y plazos

• RESU · el Excel mensual, en el formato que pide la UAFE, con sus catálogos y validaciones antes de generarlo.
• ROS · borrador de reporte de operación sospechosa, con el plazo de cinco días hábiles contado y avisado con antelación.
• No-ROS · el registro de lo que se revisó y se decidió no reportar, con su plazo de diez días. Es la mitad que casi nadie lleva y la que más se echa de menos en una revisión.
• Diligencia reforzada cuando toca, con acta de lo consultado.
• Calendario de obligaciones, con lo que vence y cuándo.

4Conozca a su Cliente

El formulario del Decreto 298, por enlace y sin papel.

• Se manda por enlace (WhatsApp, correo) y el cliente lo rellena desde el móvil, antes de venir.
• Once secciones y 53 campos: quién es, a qué se dedica, dónde encontrarle, cónyuge o conviviente, si actúa por poder, la empresa y quién firma por ella, el dinero de la operación y cargos públicos.
• Se guarda solo mientras se rellena: si se corta la conexión, no se pierde lo escrito.
• Llega en cuarentena. Nadie lo da por bueno hasta que lo revisa y lo aprueba, y esa aprobación queda registrada.
• Puede devolverse al cliente pidiendo que corrija algo concreto.
• Entrada protegida con tres datos y freno a los intentos: es la única parte abierta sin cuenta.

5El trámite completo

De la cola del día al archivo, sin volver a teclear.

• Cola de hoy · lo que entra en el día.
• Pendientes · lo de días anteriores sin entregar, para que nada se quede en un cajón.
• Historial · lo ya entregado.
• Expedientes · matrices en curso y generadas, con su estado.
• Protocolo · el recorrido del documento después de generarlo: firmas, entrega, inscripción.
• Archivo · el protocolo digital, con los documentos habilitantes de cada escritura.
• Comparecientes · fichas de personas y empresas, que se reutilizan en el siguiente trámite.
• Clientes B2B · empresas que traen trámites de forma habitual.
• Analítica · cómo va la notaría: volumen, tiempos y cuellos de botella.

6Roles y rastro

Quién puede qué, y qué hizo cada quien.

Cinco roles

• Notario · responde por todo. El único que cambia las claves de los servicios externos.
• Abogado · casi todo, salvo borrar y tocar claves externas.
• Amanuense · redacta las matrices. No entra en cumplimiento.
• Oficial de cumplimiento · vigila la UAFE y completa las fichas de las personas.
• Espectador · lo ve todo, no cambia nada.
• Los permisos se comprueban en el servidor, no solo en la pantalla: ocultar un botón no es una medida de seguridad.

Rastro de todo

• Equipo · qué ha hecho cada persona, con fecha y hora.
• Cambios · deshacer algo que se hizo mal, sin llamar a nadie.
• Registro de lecturas · quién consultó datos personales, que es lo que exige la LOPDP.
• Conservación por obligación: lo que sustenta un deber ante la UAFE se guarda diez años; el rastro de uso corriente, poco más de un año.
• Segundo factor de autenticación, con códigos de respaldo.

7Se adapta a la casa

Plantillas, convenciones y aislamiento entre notarías.

• Plantillas propias por tipo de acto, con las fórmulas que usa la notaría.
• Datos de la notaría, cantón, número y encabezados.
• Convenciones de redacción configurables: lo que manda la ley va fijo, lo que es estilo de la casa se ajusta.
• Numeración de escrituras según el criterio de la notaría.
• Sala de pruebas para practicar sin tocar datos reales: es donde se forma a alguien nuevo sin miedo.
• Aislamiento entre notarías. Cada casa ve lo suyo y solo lo suyo, comprobado en el servidor petición a petición.

8Cómo está construido

Pruebas, respaldos y protección de datos.

• Más de 2.200 pruebas automáticas que corren enteras en cada versión. Ninguna versión sale con una en rojo.
• Copias de seguridad diarias y posibilidad de volver a la versión anterior si algo sale mal.
• Servidor en Europa, con las notificaciones de transferencia internacional que exige la LOPDP.
• Claves de servicios externos cifradas; los datos personales, con registro de quién los mira.
• Funciona en el navegador, sin instalar nada, y el panel se adapta al móvil.